名簿一括招待

名簿一括招待機能は、名簿に登録されている対象者に対して、CHIMERへの招待メールをまとめて送信するための機能です。

CSV ファイルに必要な情報を記載してアップロードすることで、複数の対象者へ一括で招待メールを送信できます。即時送信だけでなく、任意の日時を指定した配信予約にも対応しています。

対象となるのは、名簿に登録されている在校生・卒業生・職員です。なお、本機能は管理者向けの機能です。

名簿一括招待機能では、以下の操作ができます。

招待対象者の情報を CSV ファイルにまとめます。CSV には、「名簿 ID」 と 「メールアドレス」 の 2 項目を記載してください。

CSV ファイルは、以下の条件で作成してください。

列の不足や形式の不備があると、アップロード後の確認で正常に処理できません。

一括招待を開始するには、本人確認のため再認証が必要です。前回ログインからの経過時間にかかわらず、送信時には毎回パスワードの再入力が必要です。

また、検証結果 CSV のダウンロード、送信結果 CSV のダウンロード、配信予約のキャンセル時にも再認証が必要です。

管理画面から、作成した CSV ファイルをアップロードします。アップロード後は、ファイル形式や入力内容に問題がないかシステムが自動で確認します。

この段階では、CSV の形式、件数、必須項目の有無、入力内容の整合性などを確認します。不備がある場合は、送信処理に進めないため、内容を修正してください。

招待メールの本文を作成します。本文はプレーンテキスト形式で入力してください。HTML 形式には対応していません。

本文に招待 URL を含める場合は、管理画面の挿入機能を使って追加してください。招待 URL の有効期限は自動で設定されます。招待 URL の記載が必要な文面で未挿入のまま送信すると、正常に処理できない場合があります。

招待メール件名の文字数は 255 文字、本文の文字数は 10,000 文字までです。

招待名を設定し、即時送信または配信予約を選択します。

配信予約を利用する場合は、リクエスト時点から 14 日後までの日時を指定できます。

設定内容を確認し、問題がなければリクエストを送信します。

入力内容に不備がある場合は、この時点でエラーが表示されることがあります。その場合は、表示内容に沿って設定や CSV ファイルを修正してください。

アップロードが受け付けられると、システムが CSV の内容を確認します。ここでは、名簿 ID が有効か、メールアドレスの形式に問題がないかなど、送信対象として適切かどうかを確認します。

問題がなければ、即時送信または予約送信へ進みます。不備がある場合は入力エラーとなり、送信は行われません。

送信後は、履歴画面から処理状況や結果を確認できます。状況に応じて、検証結果 CSV や送信結果 CSV をダウンロードできます。

検証結果 CSV の保持期間は 5 日間です。送信結果 CSV は継続して確認できます。

リクエスト全体のステータスは、以下の 9 種類です。

CSV ファイルの形式に問題がある場合は、アップロード直後や送信時にエラーになります。たとえば、CSV 形式ではないファイルを使用している場合、文字コードが UTF-8 ではない場合、ファイルサイズが 2 MB を超えている場合、件数が 5,000 件を超えている場合などが該当します。

また、必須列である「名簿 ID」「メールアドレス」が不足している場合や、列構成が想定と異なる場合も正常に処理できません。

アップロード後の確認では、CSV の各行に記載された内容を確認します。この段階では、名簿 ID が存在しない、メールアドレスの形式が正しくない、入力値に不整合がある、といった理由でエラーになる場合があります。

この場合、送信処理には進まず、入力エラーとして扱われます。入力チェック結果 CSV を確認すると、どの行にどのような不備があったかを確認できます。

送信処理の段階では、一部の送信先のみ失敗する場合と、全体の送信に失敗する場合があります。その場合、結果は「一部失敗」または「失敗」として表示されます。

詳細は送信結果 CSV から確認できます。