エクスポート機能の概要については下記を参照してください。
技術的な問題や詳細な質問がある場合は、担当のパートナーサクセスにお問い合わせください。
エクスポート機能とは
職員、在校生、卒業生の情報を組織管理システム上からエクスポートする機能です。
許可された役割を持つ管理者であれば、主に下記が可能です。
- 名簿エクスポート(リクエスト) の実行
- 名簿エクスポート結果のダウンロード
- 名簿エクスポート履歴の閲覧
名簿エクスポート(リクエスト) の実行
名簿エクスポート処理をリクエストすることができます。名簿エクスポートは処理が完了するまでお時間をいただくことがあります。
名簿エクスポート結果のダウンロード
各種名簿種別ごとにCSVで出力されたものをZIPアーカイブ化された形でダウンロードすることができます。
ダウンロード期限が設定されているため､ 期日を過ぎた場合はダウンロードは行えません。期限はエクスポート処理完了日時から4日間です。
また、個人情報を取り扱う機能となるため、ダウンロードする場合はセキュリティ上、以下システムが実行されます。
- 本人確認のための再認証
- 操作履歴の記録
- メール通知
名簿エクスポート履歴の閲覧
エクスポートリクエストの処理状態や関係する情報を確認できます。誰がいつ何をしたのか、名簿エクスポートに関する操作履歴を一覧で確認することができます。
エクスポート機能の手順
1. 名簿エクスポート(リクエスト) の実行
- サイドバーの [名簿 >エクスポート] へ遷移し､ページ右上にある [エクスポートする] ボタンをクリックします。
- リクエスト画面が表示されるので､ 内容を確認をします。
- 問題がなければ、[リクエスト] ボタンをクリックします。
- リクエスト完了後､「名簿エクスポート履歴一覧の閲覧ページ」に遷移されます。
2. ダウンロードの実行
- サイドバーの [名簿 >エクスポート] へ遷移し、当該「エクスポート履歴詳細」から名簿がダウンロード可能な状態か確認をします。ダウンロード可能な場合は､ 右上に [ダウンロードする] ボタンが表示されます。
- [ダウンロードする] ボタンをクリックします。
- ダウンロード画面が表示されるので､ 内容を確認をします。
- 問題なければ､ [次へ] ボタンをクリックします。
- 「本人確認のための再認証 」が行われるので､ 自身のアカウントのパスワードを入力し､ [再認証] ボタンをクリックします。
- パスワードに問題なければ､ ダウンロードステップへ進み、内容を確認します。
- [ダウンロード] ボタンをクリックし､ ファイルをダウンロードします。ボタンクリック後に､ 自身以外の管理者へメール通知が行われます。
エクスポート機能の注意点
以下にエクスポート機能における注意点を記載します。
名簿エクスポート(リクエスト) の実行について
名簿エクスポート処理は時間がかかるため､ 非同期で実行されます。
ダウンロードの実行について
ダウンロード期限が設定されているため､ 期日を過ぎた場合はダウンロードが行えません。期限はエクスポート処理完了日時から4日間です。
ダウンロードファイルの仕様について
ダウンロードファイルは名簿種別ごとにシートが作成されます。ヘッダーとなるファイルの1行目にはラベルとして人間が判別可能なデータ形式が表示され、2行目にはシステムが判別可能なデータ形式が表示されます。3行目以降に各名簿データが1行ごとに作成されます。